こんにちわ。ポジティブ兄さんです
筆者は打ち合わせのため毎日Web会議を行っています
そして、単に参加するだけというよりは会議の進行役を務めることが多いです
本記事では、初めてWeb会議での進行を行う方や、何回がやってみたけど難しいなと感じている向けにWeb会議の進行が上手くなるための意識すべきポイントを紹介します
Web会議の進行を今度初めてやる
Web会議での進行が難しいと感じる
特に、初めてWeb会議で進行役の時は恐らく緊張すると思います
しかし、本日紹介するポイントを押さえれば
会社で行う会議と同じ状態で会議を進行することができますよ
本記事を参考にしていただければWeb会議なんて怖くなくなると思いますので、最後まで読んでくれると嬉しいです
それでは本題です
Web会議の進行：意識すれば今すぐできる編（初級）
まずは、Web会議を円滑に運営するために意識さえすれば今からできること（初級）を２つ紹介します
- Web会議はカメラON（顔出し）が基本
- Web会議の5分前にはスタンバイする
具体的にポイントを説明していきます
Web会議はカメラON（顔出し）が基本
Web会議時には必ずやってほしいことがあります
それは、自分を含め参加者はカメラON（顔出し）にすることです
その理由は、リアルの会議と少しでも同じ状態で会議を始めるための事前準備のためです
Web会議に慣れている方であれば、相手の顔が見えなくても支障なく会議は進んでいくことと思います
しかし、Web会議に慣れていないのであればカメラONで顔出しが無難です
顔が見えていないと、自分の話を相手が聞いているかどうか
あるいは、理解してくれているかどうかが全くわかりません
相槌を打つといったジェスチャーも見えないですからね
とは言っても、会議冒頭に「カメラONにしてください」と言いにくいこともあるでしょう
「そんな事、いきなり言われても」と参加者に拒否されるかもしれませんし
そもそも、抜き差しならない事情でカメラONにできない状態なのかもしれません…
という会議前のバタバタを回避するために、いい方法があります
会議の案内時に「円滑な会議進行のためカメラONでお願いします」とメールしておくといいでしょう
事前に案内しているのに、カメラONにしてくれない方は今回は諦めましょう
顔が見えるとお互い安心して会議に集中できる
と覚えておいてください
Web会議の5分前にはスタンバイする
ギリギリにWeb会議室に入っていたりしないですか
それでは、心の準備ができていない状態で試合に臨むようなものです
遅くとも5分前には、Web会議室に入室しておきましょう
会議資料の確認だけでなく、機器（マイクやイヤホン）が問題なく機能しているか事前に確かめておきましょう
5分前に入室するためには、直前まで別の会議があると難しいですよね
自分でコントロールできる範囲となりますが会議の前後に別の会議を極力詰めないようにするといいでしょう
早く入室しておくメリットは他にもあります
それは、他の参加者も早く入室している場合、会議前に軽く雑談ができることです
少しでも雑談が出来ればお互いの緊張もほぐれ、場が温まった状態で会議をスタートできるでしょう
早めに入室するといいこといっぱい
ここまでは、今すぐできるポイントを２つ紹介しました
ここからは意識して行ってほしいポイントを紹介します
難易度的には、中級レベルかなと思います
Web会議の進行：意識して行ってほしい編（中級）
結論から言うと、会議進行する立場で意識して行ってほしい以下の内容は通常の会議でも同様に行うとBetterな内容となります
- 会議の目的とゴールを全員で共有する
- 参加者全員に発言を促す
- 会議時間には余裕を持たせる
- 会議のゴールを達成できているか確認する
- 次回の会議までに必要なアクションを確認する
会議の目的とゴールを全員で共有する
会議が成功するかどうかは、最初に目的とゴールを伝えているかどうかにかかっている
と言っても決して過言ではないでしょう
おかしな話ですが、何のための会議なのか、なぜ会議に呼ばれたのか理解していない人がいたりします
参加者全員のベクトルを揃えるためにも、必ず目的、ゴールは最初に共有するようにしましょう
目的とゴールのない会議は地獄
参加者全員に発言を促す
例えば何かを決めないといけないような会議では、その参加者はそれぞれ役割があるはずです
なのに、たまにエンドレスで無言の方がいるんです
ちっとも発言しそうにない人はきっとシャイなだけで、貴方から指名されるのをずっと待っています
なので「○○さんは、今の意見についてどう思いますか」と振ったら、喜んで発言をしてくれますよ
遠慮せず、黙っている人には発言を求めましょう
会議は参加者一人一人が主役
会議時間には余裕を持たせる
Web会議では、慣れていないと資料の共有などにも時間がかかるものです
更にはシステムのトラブルにより音声が聞こえなかったり、プレゼンターが入室できないなど色々と起こります
なので、会議を安心して進行できるように、議題ごとの時間は通常の会議より余裕ある設定にしましょう
同時にタイムマネージメントもできると、予定通りに会議が進行していきます
実際は、とても難しいんですよね
時間の余裕が心の余裕
会議のゴールを達成できているか確認する
会議冒頭で共有したゴールは達成できていますか
必ず確認するようにしましょう
達成できていない場合も、全員が達成できていないという事実を認識することが大事です
それにより次回の会議までのアクションが明確になります
ゴールがあるから頑張れる
次回の会議までに必要なアクションを確認する
ゴールを達成できていない場合や、一連のプロジェクトである場合は会議は続いていきます
次回の会議までの期間に、参加者の役割に応じたアクションを行ってもらう必要があります
ここを明確にして会議を閉じないと、次回会議時に全くプロジェクトが進んでいないという悲劇が生まれます
なので、「誰が、何を、いつまでに」は必ず確認して議事録に残すようにしましょう
会議終わりには次回会議までのアクションをコミットしよう
まとめ
過去100回以上会議進行を務めたことがある筆者の経験から、Web会議を進行する際のポイントを紹介しました
会議の人数や目的によっては、本日紹介したポイントが当てはまらないものもあると思います
ですが、Web会議に慣れていない方にとっては少しでも参考になれば嬉しいです
ポイントを意識してビシバシとWeb会議進行頑張ってください
それでは！
